Du kanske har undrat hur saker kring styrelsen och föreningen fungerar? 
Sittande styrelse består alltid av ordförande, kassör, sekreterare, vice ordförande, ledamöter, suppleanter och valberedning.

Inte alla har kunskap om hur det fungerar inom en styrelse i en förening, och dessutom skiljer sig många styrelser sig åt. Bland annat kan det skilja sig på hur många medlemmar styrelsen innehåller, om suppleanter tillåts på ordinarie styrelsemöten eller inte, hur noga detaljerat eller kort och sakligt saker och ting ska protokollföras/dokumenteras.

Men vi tänkte berätta lite kort för er medlemmar hur just våran styrelse fungerar då frågor om detta ibland kommer fram.
 

Styrelsen består alltid av ordförande, kassör, sekreterare och två ledamöter (totalt fem ledamöter).

Sedan har man ett antal suppleanter som bestäms på årsmöte, det ska vara minst två och jämnt antal vid inval. I våran styrelse är även suppleanterna välkomna och medräknade på ordinarie styrelsemöten. De har också rätt att komma med åsikter och tankar kring alla ämnen och beslut.

Beslutsrätten ligger hos de fem ledamöter (där suppleant kliver upp i ledamots frånvaro).
Själva ordföranden har ingen fördel i beslut förutom avgörande röst om det blir två/två från de övriga fyra ledamöter. Detta händer dock väldigt sällan.

Anledningen till att SHF har valt att ha det så här är för att fler åsikter ska få utrymme och fler kunskaper ska få komma fram och att det ska finnas utrymme för utveckling av föreningen som gynnar många.
Beslut kan ibland inkludera huvuddomare, övriga domare, sektionsansvarig beroende på vad beslutet handlar om.

​

 

Styrelseposterna

§ Ordförande
Ordförandens roll är att leda styrelsen, vara sammankallande till möten och hon eller han har enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete. Traditionellt sett är ordförande den som är ledare för styrelsen och styrelsens arbete. Det är viktigt att den person som blir vald till ordförande har ett stort engagemang i föreningen och tid till att leda styrelsens arbete. Denna post kräver mycket tid och intresse för föreningen. Därför bör ordförande vara väl bevandrad med föreningens ändamål, arbetssätt och verksamhet.

§ Vice ordförande
När styrelsens ordinarie ordförande är frånvarande träder vice ordförande in och axlar dennes ansvar och utför dennes uppgifter. När ordinarie ordförande finns tillgänglig fyller den vice ordförande samma funktion som övriga ordinarie ledamöter. Väljs ej av årsmötet, utses på det konstituerande mötet med den nya styrelsen.

§ Kassör
Att vara kassör i en ideell förening innebär många gånger en ganska stor arbetsbelastning. Den som blir förtroendevald till detta uppdrag bör ha ett stort intresse och engagemang i föreningen. Kassören bör även ha erfarenhet av eller kunskap om förhållandet mellan ekonomi och verksamhet i föreningslivet.
Kassören har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna. Man kan säga att kassören förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar.

§ Sekreterare
Sekreteraren har ansvar för att protokollföra styrelsens möten och arkivera protokollen på lämpligt sätt.
Även denna post innebär en stor arbetsbelastning, då sekreteraren ansvarar för allt pappersarbete i styrelsen.
Sekreteraren ansvarar även för att sammanställa verksamhetsberättelse inför varje årsmöte och tar emot propositioner samt motioner, samt revisioner från kassör/revisor men även sektioner.

§ Ledamot
Det är en person i styrelsen som har rösträtt och som inte får missa mer än max två styrelsemöten per år. Även kassören, sekreteraren och ordföranden är ledamöter, men de har extra uppgifter också. Totalt finns det alltid fem ledamöter i SHF.

§ Suppleant
En suppleant är en person som har valts för att ersätta en ordinarie ledamot vid eventuell frånvaro, till exempel vid sjukdom. De kan delta vid alla styrelsemöten, även om ordinarie ledamöter är närvarande. En suppleant har inte rösträtt när samtliga ordinarie är närvarande, rösträtten träder endast in när en suppleant ersätter en ordinarie ledamot. Har inga krav på sig att närvara, men fortfarande innebär det att engagemang eller närvaro önskas.

§ Valberedning
Valberedningen tillsätts av årsmötet. Dess uppdrag är att på nästa årsmöte ge förslag på en bra sammansatt styrelse, bra revisorer och eventuella övriga funktionärer nämnda i stadgarna. Hur val av valberedning går till och hur många personer den ska bestå av anges också i stadgarna.

Det är viktigt att valberedningens ledamöter är väl förtrogna med föreningens struktur, arbete och kultur. De ska också ha god personkännedom både inom och utom föreningen, alltså ett brett kontaktnät. Att sitta i valberedningen är ett kvalificerat uppdrag.  

Valberedningens uppgift är att i dialog med bl.a. ordföranden hålla sig underrättad om hur arbetet i styrelsen fungerar, och om styrelsens sammansättning utifrån kompetens och engagemang ger styrelsen rätt förutsättningar att hantera de frågor som föreningen står inför. Valberedningen ska så långt det är möjligt säkerställa att styrelsen har rätt sammansättning och rätt förutsättningar att vara föreningens näst högsta beslutande organ.

 

 

Övriga poster 

§ Huvuddomare
Huvuddomaren ansvarar för utbildning av nya domare, men också uppdatering av typstandard och standardfärger. Delat ansvar ihop med domaransvarig att arrangera och utforma utbildningar och domarmöten. Huvuddomare och domaransvarig ansvarar tillsammans för att tillfråga och se till att domare finns till utställning.

§ Domaransvarig
Ansvarar för att hålla domarlistan uppdaterad. Delat ansvar ihop med huvuddomare att arrangera och utforma utbildningar och domarmöten. Huvuddomare och domaransvarig ansvarar tillsammans för att tillfråga och se till att domare finns till utställning.

§ Uppfödaransvarig
Har som uppgift att skicka ut uppfödarbevis till registrerade uppfödare, samt svara på frågor från våra uppfödare. Skickar ut mail och tar kontakt med våra uppfödare när det behövs.

§ Eventsansvarig 
Ansvarar för att ha kontakt mellan arrangörer och föreningen. Planerar och ansvarar för att hitta engagerade personer som kan hjälpa på eventet, men även för material och eventuella möbler.

§ Rosettansvarig
Ansvarar över sortering och delning av rosetter till de olika utställningarna, men ansvarar också för att se till att det sker en beställning av fler rosetter och design av dessa.

§ Sociala Medier-ansvarig
Ansvarar för hanteringen av vår Instagram och Facebook-sida.

Ansvarar för att svara på alla frågor som kommer in och för att representera föreningen utåt.

​

§ Sponsoransvarig 

Kontaktar olika butiker och återförsäljare för att se om intresse finns för att sponsra våra utställningar eller olika tävlingar som anordnas. 

​

§ Webbredaktör

Ansvarar för hantering och uppdatering av hemsidan, publicera nyheter med mera. 

​

§ Medlemsservice

Ansvarar för att lägga in nytillkomna medlemmar i vårt medlemsregister och svarar på frågor från våra medlemmar. Medlemsservice skickar även ut information till våra medlemmar när det behövs. 

​

§ Registrator 

Registrerar djuren till stamboken, hjälper medlemmar när något blir fel eller om t.ex djur dör och ägaren vill föra in det i stamboken. Registratorn skickar även ut stamtavlorna du får hem. 

​

§ Redaktör och redaktion medlemstidning

Redaktören ansvarar för vår medlemstidning, att vi får innehåll i tidningen och ser till att vi får en intressant och spännande tidning hem i vår brevlåda. Tillsammans med redaktionen arbetar de fram en bra tidning, redaktör och redaktion har ett nära samarbete. 

​

§ Revisor 

Sedvanliga uppgifter, kollar så att bokföringen ser okej ut och vi vänder oss oftast till en revisor gällande bokslut. 

                                                          ..............................................................

I början av varje år (februari) har vi ett årsmöte dit alla som innehar medlemskap i föreningen är välkomna och de får också rösträtt i val av styrelse, men även för inkomna motioner.

Motioner är förslag och/eller ändringar som någon önskar inför nya året. Dessa ska vara inkomna senast 15 dagar innan årsmötet. Alla medlemmar har rätt att lämna in en motion.

Varje månad har vi ett styrelsemöte där vi går igenom varje position inom föreningen; det är medlemsservice, ekonomi, utställningar, inkomna frågor/dispenser, uppfödaransökan, med mera.

Allt styrelsearbete sker ideellt och på styrelsemedlemmarnas fritid. Därför har vi satt ut behandlingstider, så att det finns svängrum.
De flesta av styrelsemedlemmarna är själva uppfödare och har det som huvudsaklig hobby.

Att bli en styrelsemedlem
Varje år kan nya personer lämna intresseanmälan eller helt enkelt få förfrågan efter tips från sittande styrelsemedlem.
Samtliga förslag/nomineringar ska innehålla en motivering, motiveringen ska sedan läsas upp på årsmötet.
Man blir sedan kontaktad av valberedningen som frågar om du är intresserad och diskuterar lämpliga poster.

På kommande årsmöte väljs ledarmöten, suppleanter och ordförande av medlemmarna som är närvarande på årsmötet.
Alla personer är lika aktuella och har olika kvalitéer. Man måste inte vara uppfödare, utan bara medlem i föreningen.
Det är bra med blandad kompott i en styrelse, så att vi får många olika åsikter och syn på saker och ting.

Varningar
Som medlem (och även registrerad uppödare) i Svenska Hamsterföreningen är man ett ansikte utåt för föreningen. Regelbrott kan medföra att man blir tilldelad en varning. Efter tre varningar stängs man av som medlem eller registrerad uppfödare.

Uppföljning
Ibland får styrelsen in förfrågningar från medlemmar/uppfödare som gäller andra medlemmar/uppfödare, det kan bla gälla huruvida våra registrerade uppfödare följer våra avelsregler eller ej, det kan vara en medlem som misstänks missköta sina djur. 
När vi får in dessa förfrågningar så måste vi kolla upp detta vidare med vederbörande. Det innebär att styrelsen ibland måste kontakta medlemmar/uppfödare, detta är inget vi gärna gör, men det är nödvändigt. Vi har våra uppfödarregler av en anledning, dessa ska följas av våra registrerade uppfödare självklart, misskötsel av djur är en allvarlig anklagelse och därför kollar vi upp detta innan det kan ställa till med skada.

Sjukfond
Föreningen har en fond för de arter vi har i föreningen, alla medlemmar kan ansöka om att få hjälp med obduktion, en ansökan ska göras INNAN djuret skickas in till SVA.  Djur dör, men när unga djur dör plötsligt och du inte vet varför, så kan det vara lämpligt att skicka in djuret för att se vad orsaken var, det kan vara att fler djur dör i en besättning och då är det viktigt att ta reda på varför. 
Styrelsen gör en bedömning från fall till fall. Du kan läsa mer om obduktion HÄR.